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O segmento de hotelaria é uma das áreas que mais exigem organização, principalmente por lidar com horários, reservas e com uma rotina bastante sazonal.
Sendo assim, grande parte do setor hoteleiro já tem aderido à automação comercial, mesmo que de modo sutil, por meio de software ERP, sistemas de reserva e integração.
Se você deseja saber mais sobre o assunto, leia este artigo até o final.
O que fazer antes de aplicar o seu sistema organizacional
Antes de se preocupar com a aplicação de um software ERP e com toda a automação comercial do seu hotel, é necessário saber como funciona a sua rotina e quais os pontos primordiais dela.
Claro, cada hotel funciona de uma forma e possui uma estrutura diferente dos demais, e com isso as atividades, atribuições e funções também mudam. Contudo, existem alguns pontos que são comuns a todos os hotéis, como:
- Atividades de recepção, como por exemplo, entrada e saída de hóspedes, reservas, despesas, pagamentos, atendimento ao público, dentre outros;
- Governança, que trata do funcionamento do hotel, assegurando boas condições, organização, conservação e higiene de todo o empreendimento;
- Gerência, que se ocupa das tomadas de decisão referentes ao negócio.
Tendo em mente todos estes aspectos e compreendendo como eles influenciam o seu hotel, é o momento de definir quais os procedimentos e rotinas mais importantes.
Seja qual for a empresa, é essencial ter os processos internos muito bem definidos para poder oferecer serviços de qualidade e evitar custos adicionais, principalmente de retrabalho e não conformidades.
Assim, quanto mais organizados forem os seus processos internos, mais fácil será organizar as informações dentro do sistema organizacional e assim tomar as decisões.
Além disso, é importante dizer que conhecer os processos internos do seu hotel auxilia na escolha do melhor sistema organizacional, já que você saberá qual a sua real necessidade e como o sistema será aplicado no hotel.
Contudo, é importante dizer que todo esse processo deve ser feito de forma transparente, deixando todas as mudanças muito claras para os colaboradores, evitando assim o bloqueio e a resistência no momento da mudança.
Importância do sistema organizacional para hotéis
Como vimos, um hotel possui várias funções essenciais para o seu funcionamento, e com isso, é necessário que haja uma boa organização de todas as atividades que compõem a rotina.
Sendo assim, um bom sistema organizacional reúne e organiza todas as informações necessárias à tomada de decisão e a otimização dos recursos do seu hotel.
Por isso, um sistema organizacional deve conter informações tanto as informações internas quanto externas da sua instituição, para que seja possível criar os cenários e tomar decisões.
Além disso, todas essas informações tratadas pelo sistema organizacional servem de base para o reajuste de valores das diárias, tal como criar estratégias para alavancar o seu negócio.
Outro detalhe sobre os sistemas organizacionais é que eles mostram a situação do seu hotel em todos os aspectos, o que é essencial no momento da captação de investidores e parceiros.
Assim, a instituição que visa a automação comercial e a formação de estratégias organizacionais sai na frente em comparação com as outras, principalmente no que se trata da competitividade.
Vantagens de utilizar um bom sistema organizacional
Existem várias vantagens em adotar um bom sistema organizacional para o seu hotel, seja ele um sistema de reservas ou de automação comercial, um software ERP ou ainda um emissor de nota fiscal eletrônica.
Uma das primeiras vantagens em adotar um bom sistema organizacional é a agilidade e assertividade no momento das reservas, já que esse é um dos pontos cruciais dos hotéis.
Com um sistema organizacional é possível controlar e otimizar as entradas, saídas, quartos disponíveis, dentre outros, atendendo o cliente da melhor maneira possível.
A segunda vantagem é a efetividade em todos os serviços, principalmente na questão dos custos, pois assim é possível saber como está a saúde financeira do hotel.
Além disso, adotar um sistema organizacional lhe permite analisar todos os aspectos do seu negócio, facilitando a tomada de decisão e trazendo muito mais rentabilidade para o setor hoteleiro.
Conclusão
Para que um hotel tenha sucesso em seus investimentos e nas suas atividades, é necessário investir em tecnologia e em bons sistemas organizacionais para auxiliar na tomada de decisão.
Sendo assim, um bom software ERP pode ser uma das alternativas para o seu hotel, desde que ele seja integrado e que reúna todas as informações administrativas e financeiras do negócio.
Outra opção que pode mudar o funcionamento do seu hotel e torná-lo mais eficiente é o emissor de nota fiscal eletrônica, que traz agilidade, economia e reduz os custos e a incidência de erros no momento do faturamento.
Dessa forma, investir em sistemas organizacionais é investir na qualidade e na estratégia do seu hotel, que terá vantagem competitiva no mercado.
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